Business intelligence
Le commerce et la comptabilité ne comptent pas la même chose. Comment décider sur une base commune ? VCSTS relie vos données et construit vos indicateurs, tableaux de bord et analyses pour comprendre votre activité, décider et anticiper.
Le pilotage par la donnée, avec VCSTS
La business intelligence consiste à réunir les données de vos outils de gestion pour comprendre votre activité et préparer vos décisions. Elle transforme des informations dispersées en indicateurs, tableaux de bord et analyses que vos équipes peuvent utiliser.
VCSTS prend en charge cette chaîne : cadrer votre besoin, connecter vos logiciels, organiser les données et construire les restitutions. Nous accompagnons aussi leur utilisation et leur évolution, avec vos équipes.
Vous pouvez nous confier la réalisation complète ou un accompagnement ciblé : audit de l’existant, conseil, formation de vos équipes et reprise d’un dispositif.
Vecteur Communication Services Télémarketing Stratégie
Depuis1999
À quoi ça sert
Trois exemples de décisions à éclairer, de la rentabilité à la planification. Les analyses relient les chiffres financiers à ce qui se passe dans votre activité.
Explorez les données à rapprocher, les calculs à définir et la restitution qui en découle pour chaque usage.
À rapprocher
À définir
Rattacher les recettes et les coûts à la même affaire. Écrire comment répartir les charges communes et traiter ce qui reste à facturer.
À mettre sous vos yeux
Une lecture par client et par affaire, avec le détail qui permet d’expliquer un écart avant de renouveler un engagement.
À rapprocher
À définir
Distinguer ce qui est confirmé de ce qui est probable. Employer la même unité et le même horizon pour la charge et la capacité.
À mettre sous vos yeux
Une lecture par activité et par période, pour choisir ce qui peut être accepté, décalé ou réorganisé.
À rapprocher
À définir
Reconnaître un même client sous plusieurs noms, fixer le périmètre et isoler les échanges internes pour éviter de compter deux fois.
À mettre sous vos yeux
Une vue d’ensemble que l’on peut redescendre jusqu’au site ou à l’affaire, sans changer de définition en chemin.
Ce que VCSTS prend en charge
Un tableau de bord est la partie visible du travail. Nous relions vos besoins de pilotage, les données disponibles et les outils qui permettront à vos équipes de les lire et de les utiliser.
Ce que vous voulez comprendre, comparer ou anticiper, qui s’en servira et à quel moment. Nous cadrons les questions auxquelles le dispositif doit répondre.
Gestion commerciale, comptabilité, production, paie, tableurs : nous récupérons les données dans vos outils et organisons leur mise à jour, sans ressaisie.
Rapprocher les clients, les affaires et les périodes, traiter les doublons, définir les calculs. Nous construisons un modèle cohérent pour comparer ce qui est comparable.
Tableaux de bord, rapports, analyses détaillées ou prévisions : nous choisissons avec vous la forme adaptée à chaque usage et construisons les vues nécessaires.
Nous aidons vos équipes à utiliser le dispositif, documentons son fonctionnement et le faisons évoluer quand vos logiciels, vos indicateurs ou votre activité changent.
Le cadrage fixe le périmètre de notre intervention : un premier tableau de bord, la reprise de l’existant ou la construction complète du dispositif. La méthode, les livrables et les responsabilités sont précisés avec vous.
Un exemple pour comprendre
Reprenons les deux chiffres du début. Pour les réunir dans un même tableau de bord, il faut d’abord savoir ce que chacun compte. Cet exemple montre comment nous établissons une définition commune.
Chiffre d’affaires du mois
La date. Une commande signée et une commande livrée ne tombent pas nécessairement dans le même mois. La date choisie change ce que vous lisez.
Le montant. Avant ou après remises, avec ou sans avoirs : le même dossier peut donner plusieurs montants. La définition dit lequel retenir.
Le périmètre. Une filiale incluse d’un côté et exclue de l’autre suffit à rendre les totaux incomparables. Le périmètre doit être explicite.
Compté à la signature, avant remises, filiale exclue.
Compté à la livraison, remises et avoirs déduits, filiale incluse.
Un point est pris au commerce, deux à la comptabilité : le chiffre arbitré n’est ni l’un ni l’autre, et chacun sait d’où il vient.
Cette définition devient la règle de calcul du tableau de bord. Chacun peut retrouver ce qui entre dans le chiffre et expliquer un écart. Le même travail s’applique à une marge, une charge ou un délai.
L’exemple en mouvement
Pour le même mois, le commerce compte à la signature, avant remises, filiale exclue. La comptabilité compte à la livraison, remises et avoirs déduits, filiale incluse. La définition arbitrée retient la signature, déduit les remises et les avoirs et inclut la filiale. Le chiffre est lu par société, puis par affaire ; la direction financière en répond. Cette définition sert la décision. Quand une source évolue, nous reprenons la définition et le modèle.
Six situations
Un projet peut partir d’un besoin nouveau ou d’un dispositif à reprendre. Ces situations permettent de repérer votre point de départ.
En comité de direction, la même question reçoit deux réponses. Chacun a raison dans son propre décompte, et vous ne pouvez plus arbitrer. Ce n’est pas un problème de logiciel : c’est que personne n’a écrit la règle.
Vous découvrez le trimestre quand il est clos depuis longtemps. Entre-temps, vous avez décidé à l’estime. Ce que vous cherchez n’est pas plus de comptabilité : c’est un chiffre disponible au moment où la décision se prend.
La consolidation mensuelle vit dans un tableur qu’une seule personne maîtrise. Elle y passe plusieurs jours, personne ne relit vraiment, et le jour où elle part, la méthode part avec elle.
Il a été payé, il a fonctionné quelques mois. Puis un indicateur a changé, une source a évolué, personne n’a repris l’objet, et tout le monde est revenu au tableur. Vous avez déjà l’outil : ce qui manquait, c’est quelqu’un pour en répondre.
Tant qu’il y avait un site, vous saviez. Depuis le deuxième, vous apprenez les choses par téléphone et en retard. Consolider suppose que les deux comptent de la même façon — et rien ne le garantit au départ.
Une affaire ou un chantier s’est mal terminé sans que personne sache dire où c’est parti. Un client vous coûte de l’argent depuis longtemps. Reste à le voir pendant que ça se passe, et non après.
Se repérer
Quatre choses différentes portent le même mot de « données ». Elles ne se conçoivent pas de la même façon et ne coûtent pas la même chose. Voici comment nous les distinguons — et de quoi vous situer.
Une information qu’une personne lit et sur laquelle elle tranche : un état, une répartition, une comparaison. C’est ce que porte cette page.
Une mesure de terrain franchit une limite, et la bonne personne est prévenue. Cela suppose de faire exister la mesure et de répondre de sa justesse : c’est Mesure & alertes, une autre de nos expertises.
Un modèle bâti sur l’historique annonce ce qui vient — une charge, une rupture, une panne probable — afin qu’un humain décide d’agir. La maintenance prédictive appartient à ce régime et se construit ici ; la maintenance conditionnelle, où une valeur franchie prévient quelqu’un, relève de Mesure & alertes.
Un système décide et agit : il commande, il règle, il arrête. Dès que la sortie n’est plus une information lue par quelqu’un mais une action faite à votre place, c’est l’Intelligence artificielle, une autre de nos expertises.
Le chiffre existe-t-il, et arrive-t-il jusqu’à vous ? Si non, il faut d’abord le faire exister. S’il arrive mais que deux services n’en tirent pas le même nombre, c’est ici que ça se règle ; et si c’est une action que vous attendez, voyez le régime Exécuter.
Comment nous travaillons
De la première décision à éclairer aux révisions du dispositif, voici les cinq étapes du travail, votre rôle et ce que nous vous remettons à chacune.
Nous cherchons les arbitrages que vous ne pouvez pas rendre aujourd’hui, et le moment où ils se prennent.
Nous établissons ce que compte chaque indicateur, avec les personnes qui comptent aujourd’hui — parce que ce sont elles qui détiennent la règle non écrite.
Nous allons chercher la donnée là où elle est — ERP, CRM, paie, tableurs — sans ressaisie et sans que vous changiez d’outil. Obtenir et tenir les accès à des systèmes de gestion est notre métier de tous les jours.
Nous réconcilions, nous modélisons, nous restituons — un tableau de bord, un fichier alimenté, un état régulier, selon ce qui sert la décision.
Une source change, un logiciel évolue, un périmètre bouge : quelqu’un reprend la définition et le modèle. C’est là qu’un dispositif se désaccorde, et c’est là que nous restons.
Trois contributions sont nécessaires au projet : l’accès à vos systèmes, des arbitrages de définition rendus par les personnes qui en ont la responsabilité, et un interlocuteur chez vous qui réponde quand une règle change. Nous organisons ces contributions avec vous dès le cadrage.
Ce que vous recevez
Rien de ce qui suit n’est un accès qu’on vous retire. Le modèle et les définitions sont à vous, et vous pouvez les reprendre sans nous.
Ce que compte chaque chiffre, qui l’arbitre, qui a le droit de le changer.
Quelles sources, par quel moyen, à quelle fréquence — et documentées.
Les réconciliations, les référentiels communs, les règles de gestion appliquées.
Les tableaux de bord, rapports ou fichiers alimentés qui permettent de suivre l’activité, d’analyser un écart ou de préparer une décision.
Ce qui déclenche une reprise, et qui la porte.
De quoi tenir l’ensemble sans nous, le jour où vous le décidez.
Des exemples de structure pour voir à quoi servent les livrables. Les rubriques décrivent le travail ; elles ne présentent pas les données d’une entreprise.
Fiche d’indicateur
La formule ne suffit pas. Les exceptions et le responsable font partie du document.
Registre de raccordement
Le chiffre reste explicable jusqu’à sa source. Une connexion n’est pas une boîte noire.
Vue de décision
Le bon écran permet d’expliquer le résultat et de savoir quelle décision vient ensuite.
La question à poser avant
Un dispositif peut continuer à afficher des chiffres alors que ses règles ne correspondent plus à votre activité. Il faut savoir qui les reprend quand une source, un périmètre ou une façon de compter change.
Un logiciel est mis à jour, un champ est renommé, une règle de gestion évolue. Le tableau continue d’afficher un nombre — et plus personne ne sait qu’il ne veut plus dire la même chose.
On décide d’exclure une activité, d’ajouter une filiale, de changer la date de rattachement. Sans reprise du référentiel, l’historique devient incomparable avec le présent.
Un dispositif survit mal au départ de celui qui le tenait, quand ce qu’il tenait n’était écrit nulle part.
Les connexions sont à refaire. Les définitions, elles, vous appartiennent et traversent le changement : c’est précisément ce qui rend la migration tenable.
Nous reprenons la définition et le modèle quand l’un de ces quatre événements survient. Le dispositif peut rester chez vous ou être hébergé chez nous ; l’engagement rejoint votre contrat d’exploitation s’il existe, ou en ouvre un, à un niveau arrêté avec vous.
Nos frontières
Le pilotage par la donnée touche plusieurs métiers. Voici ceux qui reviennent à une autre de nos expertises, pour que vous sachiez qui porte quoi.
Poser le point de mesure, répondre de sa justesse, prévenir quelqu’un quand une valeur sort des clous : c’est Mesure & alertes. Ici, nous partons du chiffre qui arrive et nous répondons de ce qu’il veut dire.
Poser la mesure — Mesure & alertesCommander, régler, arrêter à votre place, sans qu’une personne intervienne : c’est le métier de l’Intelligence artificielle. Ici, quelqu’un lit le chiffre et tranche.
Confier une action — Intelligence artificielleLes revues d’affaires, la prévision commerciale et la cadence de management appartiennent au Développement commercial. Nous fournissons le chiffre sur lequel elles s’appuient.
Structurer la vente — Développement commercialChoisir, intégrer et mettre en service un logiciel de fonctionnement relève de la Transformation digitale. Ne reste ici que l’information qui met le problème en évidence.
Mettre un logiciel en service — Transformation digitaleChoisir une machine qui remplace un geste — robot, drone, engin — relève de la Robotique. Ici, aucun geste n’est remplacé : une décision est éclairée.
Décider une machine — RobotiqueReprendre les flux, la capacité, les standards et les délais d’une activité relève de la Performance opérationnelle, une autre de nos expertises. Nous produisons l’information ; elle s’en sert pour agir.
Améliorer les opérations — Performance opérationnelleNous hébergeons et exploitons le dispositif si vous le souhaitez : c’est l’Infogérance, par un contrat d’exploitation qu’il rejoint s’il existe, ou que nous ouvrons avec vous.
Faire vivre le dispositif — InfogéranceCe que votre entreprise a le droit et le devoir de faire avec l’intelligence artificielle — règles, charte, audit d’usage — relève de la Gouvernance IA. Ici, il s’agit seulement d’écrire qui définit un indicateur et qui peut le changer.
Organiser les usages — Gouvernance de l’IALes limites, d’avance
Nous répondons de la cohérence du modèle : les définitions, les référentiels, les doublons et les réconciliations. La justesse d’un relevé se vérifie à sa source ; le modèle seul ne la garantit pas. Pour les données issues de points de mesure, nous cadrons aussi ce besoin avec notre expertise Mesure & alertes.
Toute estimation vaut jusqu’à une date et sous des conditions, et cesse de valoir au-delà. Nous écrivons ces conditions avec l’estimation. Une prévision livrée sans ses limites est une opinion déguisée en calcul.
Chaque source à connecter, chaque indicateur à définir, chaque destinataire et chaque société ajoutent du travail. Nous regardons d’abord ce que vous avez ; le devis vient ensuite.
Questions
Le budget a été voté, l’outil est là, les gens ont vu à quoi ça ressemble : c’est un bon point de départ. Nous examinons ce qui peut être conservé et ce qui doit être repris : les indicateurs, les sources, les usages ou l’outil lui-même. Nous partons de ce qui existe.
Nous pouvons commencer par lui. À une condition : écrire d’abord ce qu’il compte, sinon il redira le désaccord au lieu de le trancher. Cela peut tenir en quelques définitions ; ce n’est pas un projet de plus.
Il produit le chiffre comptable et son commentaire, et c’est son métier. Ce que nous produisons, c’est le croisement avec votre exploitation : la marge par affaire, la charge par atelier, le délai par client. Les deux ne se remplacent pas, et le second a besoin du premier.
Il y a deux ménages à distinguer. Celui qui porte sur la justesse du relevé à sa source relève de Mesure & alertes. Celui qui porte sur la cohérence — le même client nommé de trois façons, deux référentiels qui ne se recouvrent pas — est ici, et il se fait en même temps que le reste, pas avant.
La question est légitime et elle se tranche au moment d’écrire les définitions, pas après. Descendre un indicateur jusqu’à la personne est un choix explicite que vous faites ; ce n’est jamais une conséquence technique de la démarche. Un dispositif peut très bien s’arrêter à l’équipe ou à l’activité. Quand un indicateur touche des personnes, les données personnelles deviennent une contrainte de conception au sens du RGPD : ce qu’on retient, pour quoi faire, combien de temps. Nous l’écrivons avec les définitions.
Le dispositif se dimensionne au nombre de décisions à éclairer, pas à l’effectif. Une seule décision bien définie suffit pour commencer.
Les connexions seront à refaire — c’est un travail connu et chiffrable. Les définitions, elles, vous appartiennent et traversent le changement : elles sont même ce qui rend la reprise possible, puisqu’elles disent ce que le nouvel outil devra savoir compter.
Prendre contact
Dites-nous ce que vous souhaitez mieux comprendre ou anticiper, les outils que vous utilisez et ce qui vous manque aujourd’hui. Nous échangeons sur le premier périmètre utile, qu’il s’agisse d’un tableau de bord, d’une analyse ou d’un dispositif complet.
Présenter votre projetLa première conversation part de votre décision, sans dossier ni donnée sensible.
Prenez un indicateur que vous utilisez chaque mois et essayez d’en écrire la définition complète : à quelle date on le rattache, quel montant il retient, sur quel périmètre, à quelle maille, et qui en répond. Si vous n’y arrivez pas en cinq lignes, vous avez trouvé votre sujet.